Jak założyć firmę transportową z własną flotą HGV w UK (owner operator)?

Przemierzając  kraj wzdłuż i wszerz i spędzając wiele godzin za kierownicą, wielu kierowców zastanawia się, czy warto jest zrobić licencję operatora i założyć firmę transportową  z własną flotą.

W Internecie jest bardzo wiele różnych historii i informacji na ten temat, ale większość z nich wydaje się być sprzeczna. Niektórzy twierdzą, że zarabiają prawdziwe krocie, a inni, że ledwo wiążą koniec z końcem. To jak właściwie jest z tą firmą transportową? Czy warto jest brać na siebie dodatkową odpowiedzialność i ciężar bycia przedsiębiorcą w zamian za niepewny sukces w odległej przyszłości?

W tym artykule rozprawimy się ze wszystkimi mitami branży transportowej i wyjaśnimy niektóre kwestie, które trapią potencjalnych przedsiębiorców.

Pracując dla firmy księgowej specjalizującej się branży transportowej, bardzo często analizujemy działalność wielu biznesów, przede wszystkim z finansowego punktu widzenia, jak również pod względem organizacyjnym, pomagając naszym klientom w wielu aspektach ich działalności. Po wielu latach pracy z klientami doszedłem do następujących konkluzji determinujących powodzenie biznesu transportowego:

1. Najważniejszym czynnikiem wpływającym na powodzenie nowych firm transportowych, nie są czynniki materialne, ale czynniki ludzkie: Przedsiębiorczość i determinacja są zdecydowanie najbardziej istotnymi cechami charakteru każdego biznesmena – jeśli więc nie jesteś obrotną i zorganizowaną osobą, branża transportowa (i jakakolwiek inna) nie jest dla ciebie. Jeśli nie potrafisz rozmawiać z ludźmi lub nawiązywać kontaktów biznesowych, szybko się poddajesz i stresujesz się, aby prosić o zapłacenie zaległej faktury – nie zabieraj sie za ten biznes.  Doświadczenie, znajomość branży i kontakty biznesowe są również bardzo pomocne, choć często są to umiejętności nabyte w trakcie prowadzenia biznesu i tak naprawdę wpływają na rozwój biznesu, przede wszystkim w dłuższej perspektywie.
2. Pozostałe 3 czynniki materialne to pieniądze, pieniądze i jeszcze raz pieniądze. Niestety branża transportowa  wymaga stosunkowo dużo nakładów finansowych, które trudno jest szybko odzyskać, przede wszystkim ze względu na  długie terminy płatności dochodzące czasami do 90 dni. Na szczęście istnieje dość dużo różnych narzędzi finansowych, które pomagają firmom  transportowym uporać się z problemami z gotówką np. asset finance czy invoice finance (więcej w dalszej części artykułu).

Jeśli uważasz, że jesteś wystarczająco przedsiębiorczym i zdeterminowanym człowiekiem, kolejną rzeczą, o której musisz wiedzieć  są kwestie formalne. Dobrą wiadomością jest to, że we wszystkim może ci pomóc nasza firma. A wiec potrzebne są:

1. Licencja operatora “O licence”
2. Finansowanie pojazdów
3. Ubezpieczenia
4. Klienci
5. Rozliczenia podatków i księgowość
6. Cash flow – finansowanie faktur

Aby uzyskać licencję operatora ‘O licence’, potrzebujesz:

1. Założyć lub mieć firmę, która będzie właścicielem licencji.
2. Posiadać wystarczające zabezpieczenie finansowe na koncie w banku - £8,000 depozytu na pierwszy samochód oraz £4,450 na każdy kolejny pojazd na licencji.
3. Centrum operacyjnego na każdy pojazd. Centrum operacyjne musi być na tyle duże, aby móc bezpiecznie pomieścić wszystkie pojazdy oraz naczepy.
4. Umowę serwisową z zakladem mechanicznym, który bedzie odpowiedzialny za serwisowanie twoich pojazdów.
5. Licencję menagera transportu CPC z UK bądź z innego kraju EU, lub mieć podwykonawcę/kontraktora z odpowiednimi kwalifikacjami.

Całkowity koszt licencji wraz z opłatami wynosi ok £1200 (suma nie obejmuje oczywiście depozytu gotówkowego, który musi znajdować się na koncie firmy aplikującej w czasie składania wniosku).

Finansowanie samochodów

Finansowanie pojazdów wymaga dużo uwagi – to jest właśnie ten moment, w którym nowi przedsiębiorcy często popełniają pierwszy błąd.

Po pierwsze - nie kupujemy nowego pojazdu. Przy zakupie pierwszych samochodów najistotniejsza jest wartość pojazdu względem ilości bezawaryjnych mil, które możemy takim samochodem przejechać. Innymi słowy kupujemy najtańsze mile, a nie konkretną markę samochodu.  

Po drugie - nie wypożyczamy, tylko kupujemy. Wypożyczenie (operating lease) jest zdecydowanie najdroższą opcją. Pierwszy pojazd najlepiej kupić w formie hire purchase lub ewentualnie finace lease (w razie gdyby trzeba było rozłożyć na raty również VAT).

Po trzecie - nie kupujemy za gotówkę,  tylko na raty. Gotówka będzie nam bardzo potrzebna przy długich terminach płatności za faktury. Gotówka jest też często droższa od pożyczki zabezpieczonej na samochodzie. Przy finansowaniu zakupu, wystarczy czasem tylko 5% depozytu.

Po czwarte - używane samochody ciężarowe najtańsze są (choć nie zawsze) od stycznia do kwietnia (zaraz po okresie świątecznym).  Dobry samochód ciężarowy (44 tony), z niskim stanem licznika i w należytym stanie można kupić juz za £15,000 - £20,000 + VAT.

Ubezpieczenie pojazdów

Niestety, ubezpieczenie samochodów dla nowych ‘operatorów’ jest dość drogie. Firmy ubezpieczeniowe nie oferują na tym etapie jeszcze ‘fleet insurance’, ale niektóre z nich akceptują  ‘no claims discount’ z potwierdzeniem o bezwypadkowej jeździe od poprzedniego pracodawcy. Oprócz ubezpieczenia pojazdu, trzeba także zadbać o ubezpieczenie towaru GIT (Goods in Transit), zgodnie z wymogami RHA lub wyższym, w zależności od ładunków, które będziemy przewozić.

Koszt ubezpieczenia dla nowego przewoźnika za jeden samochód waha sie w granicach £4,000 do £7,000 rocznie.  

Klienci

Ofert pracy dla podwykonawców zawsze najwięcej jest w drugiej połowie roku. Początek roku w branży transportowej jest mało atrakcyjny i tak naprawdę zaczyna sie budzić do życia w okolicach Świąt Wielkanocnych.

Na początek zleceń można szukać tak naprawdę wszędzie, ale najwięcej ogłoszeń stałej pracy dla podwykonawców zawsze znajduje się w prasie branżowej przeznaczonej dla kierowców i firm  HGV (dostępnej na większości stacji serwisowych) lub w Internecie. Ładunków indywidualnych szuka się na giełdach (haulage exchange, return loads etc). Dużo nowych firm dostaje swoje pierwsze kontrakty bezpośrednio w firmach, dla których wcześniej pracowali jako kierowcy, mając znajomych wśród managerów i planerów, zatrudnionych  w tych firmach.

Zdecydowanie najwięcej pracy jest w formie trampingu przy kontenerach w portach oraz w największych firmach transportowych w UK jak Maritime, DFDS, Wincanton etc. Warto jest też pamiętać, że początkowe stawki w tych firmach nie będą najlepsze, więc szybko należy rozglądać się za alternatywą – innymi słowy trzeba szybko w praktyce zastosować swoją przedsiębiorczość i determinację.

Podatki i księgowość

Przy prowadzeniu działalności, trzeba pamiętać również o terminowych rozliczeniach z HMRC. Do rozliczenia są podatki VAT, PAYE, CT, SA oraz księgowość. W takiej sytuacji dobrze jest wesprzeć się dobrym księgowym. Przy wyborze biura księgowego należy kierować się ich doświadczeniem, referencjami, kwalifikacjami (licencja i ubezpieczenie), umiejętnością rozmowy z klientami oraz ceną za usługi.

Cash flow – finansowanie faktur

Największym problemem  firm transportowych jest niewątpliwie termin płatności za faktury. Standardem w tej branży jest to, że najlepiej płacący klienci mają najdłuższe terminy płatności. Bardzo częste są terminy 30 dni, 60 dni lub 60 dni od końca miesiąca. Mając na uwadze to, że co tydzień potrzebujemy ok £1800 + VAT na utrzymanie jednego samochodu (kierowca, paliwo, ubezpieczenia, splata samochodu i inne opłaty). Aby pokryć koszty działalności przez 60 dni potrzebujemy ok £14,500 + VAT. Na szczęście są różne możliwości stosunkowo niedrogiego finansowania cash flow w różnych formach np: invoice discouting, których używa zdecydowana większość firm transportowych w UK.

Czy firma transportowa to dochodowy biznes?

To, czy twoje przedsięwzięcie okaże się sukcesem czy porażką, oczywiście zależy od kilku czynników. Niemiej jednak najważniejszym z nich są: przedsiębiorczość i determinacja. Musisz być też przygotowany na ciężka pracę i wiele nieprzespanych nocy. W mojej ocenie, kluczem do sukcesu  firmy transportowej jest ciągły rozwój. Jeśli planujesz kupić tyko jeden samochód – zdecydowanie nie jest to najlepszy pomysł. Jeśli jednak twoim celem jest przynajmniej kilka pojazdów i dalszy rozwój, to być może firma transportowa będzie dobrym wyborem.

Statystycznie wśród naszych klientów:

• 95% firm działa od założenia (5% zaprzestała działalności w tej branży).
• 70% klientów się rozwija kupując kolejne samochody i naczepy.
• 50% osiągnęło znaczący sukces finansowy w ostatnim roku.
• 10% rozwija się już poza branżą transportową (dystrybucja, usługi dla branży transportowej). 

Pomagamy firmom transportowym w następujących sprawach:

• Zakładanie firmy Ltd
• Księgowość
• Podatki
• Licencje VOSA (operators licence)
• Konsultacje biznesowe dla firm transportowych
• Finansowanie samochodów ciężarowych
• Finansowanie faktur (cashflow finance)